Wer ein Qualitäts-, Umwelt- oder Energiemanagementsystem unterhält, muss regelmäßig interne Audits durchführen. Häufig werden diese jedoch eher als Last den als Nutzen empfunden. Wer Audits nun bspw. integriert durchführt, schaut quasi im selben Gespräch durch verschiedene Brillen auf seine Prozesse und prüft, ob und wie gut man sich an die eigenen Regeln und Vorgaben hält. Der Einfachheit halber wird hierbei meist nur die Konformität mit den Anforderungen der ISO-Standards geprüft, um noch auf das externe Audit vorbereitet zu sein.
Doch ein sorgfältig geplantes und umgesetztes Auditprogramm kann vielerlei Zwecke erfüllen. Man muss halt danach fragen. Aus den regulären Feststellungen bei Fragen nach Zielen, Maßnahmen, Methoden und der Wirksamkeit, lassen sich in der Regel Erkenntnisse ableiten über
- die Wirksamkeit von OnBoarding-Prozessen,
- die Fähigkeit Änderungen umzusetzen,
- die Wirksamkeit der internen Kommunikation, bspw. hinsichtlich
- der Bekanntmachung von Ziele und Maßnahmen und
- dem individuellen Ergebnisbeitrag.
Klar ist, wer Ziele, Maßnahmen und den eigenen Beitrag zum Ergebnis nicht kennt, kann dazu auch nicht beitragen. Kennen Ihre Mitarbeiter die Unternehmensziele und handeln danach? Genau diese Informationen können Sie aus einem internen Audit erhalten. Die Kunst ist hierbei genau zuzuhören und die richtigen Nachfragen zu stellen, Ursachen zu erkennen und den Dingen auf den Grund zu gehen. Derart lassen sich Defizite und Fehlentwicklungen erkennen – auch aber Potentiale.
Wenn die Auditzeit nicht aus den falschen Gründen zu knapp bemessen ist, Audits kompetent durchgeführt werden und den Auditergebnissen die notwendige Aufmerksamkeit gewidmet wird, lässt sich daraus ein Mehrwert an Informationen ziehen.
Der Ausgangspunkt liegt schlicht in der Festlegung der Auditziele und in der Freigabe des Auditprogramms durch die Geschäftsleitung. Neben der klassisch zu prüfenden „Konformität mit den Anforderungen“ könnten Auditziele erweitert und Fokusthemen definiert werden, bspw.
- Bekanntheit und Verständnis von Unternehmenszielen,
- Klarheit beim individuellen Ergebnisbeitrag der Zielerreichung,
- Klarheit über Anforderungen und Kompetenzen,
- Bedeutung von Aussagekraft verantworteter Kennzahlen und
- Klarheit bei der Verantwortung hinsichtlich der Einhaltung rechtlicher Anforderungen.
Sind die Anforderungen definiert, gilt es durch qualifizierte und gezielte Methoden die Ergebnisse zu fördern und zu dokumentieren und hieraus final die richtigen Schlüsse zu ziehen. Die vielleicht bisher lästige Pflicht interner Audits kann also durchaus mit Mehrwert versehen werden.
Weiterführend behandeln wir diese und andere Themen im Rahmen der e·SCAN® Akademie.
